4 coûts cachés des technologies de créances obsolètes

Nous avons déjà entendu ces excuses. Et c'est pourquoi nous vous expliquons en quoi se raccrocher aux systèmes hérités pour gagner du temps et de l'argent est une mauvaise idée.

Certes, l'achat d'un nouveau système entraînera des coûts initiaux. À chaque décision de dépenses, vous devez évaluer des concurrents, analyser leurs fonctionnalités et garder à l'esprit vos stratégies de croissance futures. Même le processus décisionnel prend un temps précieux. Mais en fin de compte, le retour sur investissement de la mise à jour des nouvelles technologies et des logiciels dépasse largement toutes les économies possibles (le cas échéant) qui pourraient être réalisées en conservant l'ancienne technologie.

Certains de nos prospects nous ont déjà dit que leur système actuel de récupération des factures fonctionne parfaitement, mais nous n'y croyons pas :

1. Ils règlent l'imprimante pour qu'elle imprime les factures pendant la nuit, car cela fait trop de bruit en journée et empêche toute autre personne d'utiliser l'imprimante. Bien sûr, en cas de panne, cette tâche peut s'étaler sur plusieurs jours.
2. Ensuite, ils séparent les factures d'une seule page de celles de plusieurs pages.
3. Après, direction la plieuse pour plier les factures et les glisser dans des enveloppes. Mais cette machine a tendance à tomber en panne, et il peut s'écouler un jour ou deux avant que le service technique ne vienne effectuer la réparation.
4. Enfin, ils affranchissent les factures, l'une après l'autre. Après environ 3 à 7 jours de travail, le passage au bureau de poste ajoute quelques jours de transit supplémentaires avant la livraison.

Tout l'argent dépensé pour le papier, l'encre, les enveloppes, les machines et les réparations est assez élevé, sans compter les frais d'affranchissement qui ne cessent d'augmenter. Ajoutons à cela le coût horaire des ressources qui gèrent manuellement ces tâches chaque semaine. Enfin, prenons en compte la semaine supplémentaire nécessaire pour envoyer des factures, ce qui ralentit votre flux de trésorerie. Ne serait-ce pas plus facile de supprimer les étapes manuelles et d'utiliser une solution de créances qui automatise non seulement la livraison de vos factures papier, mais aussi la facturation électronique de vos clients ? Le coût de l'envoi d'une facture électronique représente une fraction de ce que vous dépensez aujourd'hui.

Puisque vous acceptez des chèques depuis des années, le processus est certainement assez fluide, n'est-ce pas ? En réalité, ce n'est pas le cas. Vous devez peut-être payer des frais de lockbox pour que votre banque puisse saisir ces chèques. En cas d'erreur dans les données, vous vous exposez à une perte de temps et d'argent. Et combien de ces chèques sont séparés de leurs données de versement ? Avez-vous un moyen d'identifier les factures payées et les paiements partiels?

La plupart des tâches quotidiennes de votre équipe responsable des créances consiste à enquêter sur les exceptions. Lorsque vous utilisez une technologie datée, comme les factures et les chèques papier, tout devient une exception. L'automatisation peut recourir à l'intelligence artificielle (IA) et à l'automatisation des processus robotisés pour lire intelligemment les chèques et en interpréter les données afin de faire correspondre précisément paiements et factures. Dans les entreprises qui automatisent leurs créances, les taux de correspondance sont élevés, les tâches sont réduites au minimum et les interventions humaines sont moins nombreuses, ce qui limite le nombre d'erreurs. Mieux encore, votre équipe est libre de gérer des tâches plus importantes, comme passer des appels de recouvrement.

Souvent, être payé rapidement tient simplement à établir une relation solide avec vos clients. En fin de compte, les recouvrements consistent à convaincre vos clients de vous payer en premier, avant les autres fournisseurs. Les clients B2B d'aujourd'hui sont toujours à la recherche d'un excellent service client. Si vous ne proposez pas de fonctionnalités telles que l'accès au compte 24 h/24 et 7 j/7, ou le paiement des factures en ligne, vos clients se tourneront vers des fournisseurs qui offrent les fonctionnalités dont ils ont besoin.

C'est prouvé : l'automatisation rend les clients plus heureux. L'accès aux portails en libre-service est bien plus pratique que les appels au département chargé des créances, qui impliquent un temps d'attente avant la mise en relation avec un représentant disponible. Pourquoi ne pas libérer votre équipe et intégrer une technologie qui réduit sa charge de travail, libère des ressources et, par la même occasion, améliore la satisfaction de vos clients et employés ?

Les cartes de crédit s'accompagnent de commissions d'interchange. Il est vrai que les autres modes de paiement, comme les chèques papier et les transferts ACH, ne facturent pas de frais, mais ne pas accepter les paiements par cartes coûte bien plus cher que vous ne le pensez.

Les cartes de crédit sont pratiques et sûres, et c'est pourquoi vos clients veulent les utiliser. En les refusant, vous courez le risque que vos clients trouvent d'autres fournisseurs qui les acceptent. Mais si vous comparez le coût du traitement manuel des chèques papier aux frais de traitement des cartes de crédit, vous n'en sortirez pas gagnant.

Autre point à retenir : il existe des moyens de réduire vos frais de traitement pour les paiements par carte de crédit. Le recours à un prestataire de services B2B capable d'inclure les données de niveau 3 permet de réduire d'environ 50 points de base le coût de chaque transaction, tout en incluant les informations de versement nécessaires à l'application immédiate du paiement. En offrant des remises sur les paiements anticipés et des modes de paiement électronique sous 10 jours, vous accélérerez vos flux de trésorerie et réduirez votre DSO, ce qui peut générer des économies supplémentaires.

Vous le savez bien : une trésorerie rapide et fluide est indispensable. Vous devez optimiser l'efficacité et réduire les coûts de vos systèmes en un délai toujours plus court. Pour ce faire, il est essentiel d'abandonner vos technologies obsolètes au profit de l'automatisation.