Vier verborgen kosten van verouderde account receivable technologie

We hebben het allemaal al een keer gehoord. En we gaan voor eens en voor altijd uitleggen waarom het een slecht idee is om vast te houden aan verouderde technologie om tijd en geld te besparen.

Het valt niet te ontkennen dat de aanschaf van nieuwe technologie initiële kosten met zich meebrengt. Bij elke beslissing over uitgaven moet er gekeken worden naar concurrerende leveranciers, verschillende functies en toekomstige groeistrategieën. Zelfs het besluitvormingsproces neemt kostbare tijd in beslag. Maar uiteindelijk is de ROI voor het updaten naar nieuwe technologie en software veel hoger dan alle mogelijke besparingen (als die er al zijn) die zouden kunnen worden gerealiseerd door de oude technologie in stand te houden.

Potentiële klanten vertellen ons soms dat hun huidige systeem rond factureren gewoon prima werkt. Maar voor ons klopt het gewoon niet:

1. De printer wordt ingesteld om 's nachts de facturen te printen, omdat overdag printen luidruchtig is en bovendien kan er dan verder niemand anders printen. Als de printer vastloopt, kan het in totaal een paar dagen duren om ze allemaal af te drukken.
2. Vervolgens worden de facturen gesorteerd en moeten de facturen van één pagina gescheiden worden van de facturen met meerdere pagina's.
3. Daarna gaan ze naar de vouwmachine, die de facturen vouwt en in enveloppen stopt. Dit is een machine die makkelijk vastloopt en dan kan het een dag of twee duren voordat de monteur er is om de reparatie uit te voeren.
4. Ten slotte moeten de facturen één voor één gefrankeerd worden. Na ongeveer drie tot zeven werkdagen worden ze afgegeven op het postkantoor waarna ze nog een tijd onderweg zijn voor levering.

Het bedrag dat wordt besteed aan papier, toner, enveloppen, machines en reparaties is behoorlijk hoog en verzendkosten blijven stijgen. Tel daar het uurloon van je personeel dat deze taken elke week handmatig afhandelt bij op. En tot slot, laten we rekening houden met de extra week die nodig is om facturen te versturen, wat je cashflow vertraagt. Zou het niet eenvoudiger zijn om de handmatige stappen te verwijderen en een geautomatiseerde accounts receivable oplossing te gebruiken die niet alleen de bezorging van je facturen automatiseert, maar je klanten ook helpt de transitie te maken naar elektronische facturatie? De kosten voor het verzenden van een elektronische factuur zijn slechts een fractie van wat je op dit moment uitgeeft.

Aangezien je al jaren cheques accepteert, is het waarschijnlijk een vrij soepel proces, toch? Behalve dat het dat niet is. Je betaalt mogelijk een hoge rekening voor je digitale kluis bij de bank. Data-entryfouten leiden tot verspilling van tijd en geld. En hoeveel van die cheques zijn losgekoppeld van de gegevens rond hun overschrijving? Heb je een manier om vast te stellen welke facturen worden betaald en of er sprake is van een onvolledige betaling?

Je debiteurenteam is het grootste deel van de dag bezig met het onderzoeken van uitzonderingen. En wanneer je verouderde technologie gebruikt, zoals papieren facturen en cheques, wordt alles een uitzondering. Automatisering kan kunstmatige intelligentie (AI) en de Robotic Process Automation gebruiken om cheques op intelligente wijze te lezen en gegevens te interpreteren om de betalingen nauwkeurig af te stemmen op hun facturen. Bij bedrijven waar automatisch debiteurenbeheer wordt gebruikt, zijn er hoge matchpercentages en is er weinig werk en minder menselijk contact nodig, wat betekent dat er minder fouten worden gemaakt. Het beste van alles is dat je team vrij is om belangrijkere taken uit te voeren, zoals gesprekken voeren over openstaande vorderingen.

Snel betaald krijgen, komt eigenlijk neer op het opbouwen van een sterke klantrelatie. Uiteindelijk houdt het innen van openstaande vorderingen in dat je je klanten ervan overtuigt dat ze jou moeten betalen voor ze andere leveranciers betalen. De hedendaagse B2B-klant is altijd op zoek naar geweldige klantenservice. Als je geen functies aanbiedt zoals onbeperkte toegang tot hun account en online betalen, zullen je klanten op zoek gaan naar leveranciers die ze de functies bieden die zij nodig hebben.

Het is bewezen dat automatisering klanten gelukkiger maakt. Selfserviceportalen zijn veel gemakkelijker dan een telefoontje naar je debiteurenafdeling en in de wacht staan tot er een medewerker beschikbaar is. Waarom maak je geen tijd vrij voor je team met technologie die hun werklast verlaagt, middelen vrijmaakt en tegelijkertijd je klanten en werknemers tevredener maakt?

Bij creditcards horen interchange fees. Het is waar dat andere betaalmethoden, zoals papieren cheques en ACH, geen fees in rekening brengen maar de kosten van het niet accepteren van creditcards zijn veel hoger dan je denkt.

Creditcards zijn gemakkelijk en veilig en daarom willen je klanten ze gebruiken. Als je weigert creditcards te accepteren, zullen je klanten nieuwe leveranciers gaan zoeken die dat wel doen. Maar als je de kosten van de handmatige verwerking van papieren cheques vergelijkt met de verwerkingskosten van de creditcard, kom de creditcard vele malen beter uit de bus.

En er zijn manieren om de verwerkingskosten van je creditcard te verlagen. Met een handelsprovider die Level 3-gegevens kan opnemen, kun je ongeveer 50 basispunten besparen op elke transactie, terwijl ook de taakinformatie die nodig is om de betaling onmiddellijk uit te voeren, wordt opgenomen. Het aanbieden van kortingen voor vroege betaling, in combinatie met de mogelijkheid om binnen 10 dagen elektronisch te betalen, zal de cashflow versnellen en de DSO verlagen, wat extra kostenbesparingen kan opleveren.

Je weet dat de cashflow moet stromen. Je moet werken aan een optimale efficiëntie en lagere kosten. Je wordt gedwongen om elke dag meer te doen met minder. En om dat te doen, moet je de oude technologie achter je laten en kiezen voor automatisering.